Communication écrite
Un message peut être parfaitement correct et pourtant difficile à traiter. Aujourd’hui, vous allez apprendre à écrire en pensant à la personne qui devra comprendre, retrouver l’information et savoir quoi faire ensuite.
Vous connaissez déjà le contexte. Votre lecteur, pas forcément.
Lorsque vous écrivez, vous disposez mentalement de nombreuses informations : ce qui s’est passé avant, ce qui est urgent, ce que vous attendez et pourquoi vous envoyez le message.
Le destinataire, lui, ne voit que ce que vous avez écrit.
Pourquoi le dossier est important.
Pourquoi vous écrivez aujourd’hui.
Quelle réponse vous attendez.
Quelle est l’échéance réelle.
Pourquoi il reçoit ce message.
Ce qu’il doit retenir.
Ce qu’il doit éventuellement faire.
Quand cela doit être fait.
Objet → Essentiel → Détails → Action
Pourquoi la personne doit-elle lire ce message ?
Quelle information doit-elle comprendre en priorité ?
Quelles informations sont nécessaires pour comprendre ou décider ?
Qu’attendez-vous maintenant, et pour quand ?
Ne faites pas chercher l’information importante
Bonjour,
Comme nous en avions parlé la semaine dernière, plusieurs sujets doivent encore être abordés concernant le projet et notamment certains éléments qui ont évolué ces derniers jours.
Plusieurs personnes m’ont également fait parvenir leurs remarques et il serait probablement utile que nous puissions les revoir ensemble.
La réunion prévue demain à 10 h est finalement déplacée à 14 h.
L’information principale apparaît seulement à la fin. Pour quelqu’un qui consulte rapidement ses messages, elle peut facilement être manquée.
Bonjour,
La réunion projet prévue demain à 10 h est déplacée à 14 h.
Nous en profiterons pour revoir les dernières remarques reçues et les éléments qui ont évolué cette semaine.
Quelle information doit apparaître en premier ?
Vous devez informer votre équipe que la date limite d’un projet passe du vendredi 12 au mercredi 10. Vous disposez également d’explications sur les raisons de ce changement.
Un message plus court n’est pas automatiquement meilleur
Supprimer des informations peut rendre un message plus lisible. Mais supprimer une information nécessaire peut aussi créer un nouvel échange, une erreur ou une mauvaise décision.
Confirmation, rappel simple, question précise, rendez-vous, information déjà connue des deux personnes.
Problème complexe, décision importante, plusieurs options, risque, consignes ou informations qui devront être retrouvées plus tard.
Rendez la demande visible
« Bonjour, nous avons reçu plusieurs retours sur la proposition envoyée mardi. Certaines remarques concernent le budget et d’autres le calendrier. J’ai regroupé les commentaires dans le document joint. Il faudrait idéalement pouvoir avancer rapidement afin de ne pas retarder la suite. Merci. »
La formulation exacte dépendrait du véritable objectif. L’important est que l’action attendue ne soit pas laissée à deviner.
Le lecteur n’entend pas votre voix
À l’oral, l’intonation, le sourire, le rythme ou le contexte peuvent modifier la manière dont une phrase est comprise. À l’écrit, une partie de ces indices disparaît.
Peut être compris comme un simple constat ou comme un reproche, selon le contexte et la relation.
Le fait et la demande sont plus explicites, ce qui réduit la place laissée à l’interprétation.
Écrivez sans l’intonation
Transformez ce message pour que le problème et la demande soient plus explicites.
La formulation retire le sous-entendu « vous auriez déjà dû répondre » et rend le besoin concret.
Quand le message s’allonge, aidez l’œil
Un message détaillé n’a pas besoin d’être un bloc de texte. Lorsque plusieurs informations ou actions sont présentes, la mise en forme peut rendre la lecture beaucoup plus simple.
Voici les trois points à finaliser avant notre réunion de jeudi :
- Budget : confirmer le montant final.
- Planning : valider la date du 18 octobre.
- Présentation : ajouter les deux dernières diapositives.
Pouvez-vous me confirmer ces trois éléments avant mercredi à 17 h ?
Une idée ou une fonction par bloc.
Pour plusieurs éléments parallèles ou plusieurs actions.
Pour rendre certaines catégories immédiatement visibles.
Pour annoncer le contenu avant même l’ouverture du message.
Écrivez pour votre destinataire
Relisez comme si vous étiez le destinataire
Réécrivez un message avant de l’envoyer
Aujourd’hui, avant d’envoyer un message qui compte réellement, faites une deuxième lecture en changeant de point de vue.
Modifiez uniquement ce qui améliore réellement la compréhension. Il ne s’agit pas de réécrire systématiquement chaque message.
Qu’avez-vous modifié ?
Écrire, c’est organiser la lecture
Votre apprentissage du jour
Quelle habitude voulez-vous changer dans vos messages écrits ?
Jour 25 terminé
Vous avez travaillé la manière dont un message est réellement lu, et pas seulement la manière dont il est écrit. Demain, vous allez vous intéresser à tout ce qui accompagne vos mots : le non-verbal.
Continuer vers le Jour 26 →Semaine 4 — Communiquer avec plus d’aisance