Adapter sa communication
Bien communiquer ne signifie pas parler de la même manière avec tout le monde. Un même message peut nécessiter plus ou moins de détails, un vocabulaire différent, davantage de contexte ou un autre canal. Aujourd’hui, vous allez apprendre à adapter la forme sans perdre le fond.
Le même message ne fonctionne pas toujours de la même manière
Imaginez que vous deviez annoncer un retard de trois jours sur un projet. Vous pourriez transmettre exactement la même information à un collègue, à votre responsable ou à un client — mais probablement pas avec exactement les mêmes mots ni le même niveau de détail.
Le fait principal reste identique. Ce qui change, c’est l’information utile pour la personne qui reçoit le message.
Qu’est-ce qui peut être adapté ?
Certaines personnes ont besoin du raisonnement complet. D’autres ont surtout besoin de la conclusion et des prochaines étapes.
Un terme évident pour un spécialiste peut être incompréhensible pour quelqu’un qui découvre le sujet.
Selon le contexte, vous pouvez informer, proposer, demander, négocier ou donner une instruction.
Un message écrit, un appel ou une conversation en face à face ne conviennent pas aux mêmes situations.
Un message, trois interlocuteurs
Vous avez analysé un problème technique qui ralentit un projet. Il faudra probablement une semaine supplémentaire pour le résoudre.
Vous devez maintenant transmettre cette information à trois personnes. Que changeriez-vous dans votre manière de présenter le message ?
À un collègue technique qui travaille avec vous
Vous pourriez donner davantage d’informations sur la cause du problème, les solutions déjà testées et les points qui restent à résoudre.
À votre responsable
Le détail technique peut être moins important que l’impact, le nouveau délai et les décisions éventuelles à prendre.
À un client non spécialiste
Évitez de transformer l’explication en cours technique. Le client a surtout besoin de comprendre la conséquence et la suite.
Combien de détails donner ?
Avant d’expliquer quelque chose, posez-vous trois questions.
L’autre ne comprend pas le problème ou ne dispose pas des informations nécessaires pour agir.
L’autre comprend la situation, ses conséquences et ce qui est attendu de lui.
L’information essentielle disparaît dans des détails qui ne sont pas utiles à cet interlocuteur.
Adapter son vocabulaire
Utiliser des mots simples n’est pas « parler moins intelligemment ». C’est éviter de demander à l’autre de décoder inutilement votre message.
« Le taux de conversion a diminué à cause d’une hausse du CPC combinée à une baisse du CTR sur les campagnes génériques. »
« Nos annonces coûtent plus cher et attirent proportionnellement moins de visiteurs qu’avant, ce qui réduit le nombre de ventes obtenues avec le même budget. »
Informer, proposer, demander ou décider ?
Le degré de directivité dépend notamment de votre rôle, de la responsabilité de chacun, du temps disponible et de ce qui peut réellement être négocié.
L’information est déjà déterminée.
Vous avancez une option qui peut être discutée.
La réponse de l’autre doit réellement pouvoir modifier la décision.
Le cadre ou votre responsabilité permet de fixer cette modalité.
Choisir le bon canal
Utile pour une information précise, une trace, des éléments à relire ou une communication qui ne nécessite pas beaucoup d’échanges immédiats.
Utile lorsque plusieurs questions doivent être résolues rapidement ou lorsque les allers-retours écrits deviennent trop nombreux.
Peut être préférable pour certains sujets sensibles, complexes ou nécessitant une discussion approfondie.
Que modifieriez-vous en priorité ?
Situation 1. Vous devez expliquer un problème informatique à une personne qui n’a aucune connaissance technique.
Situation 2. Après six échanges d’e-mails, vous n’arrivez toujours pas à vous mettre d’accord sur une organisation assez complexe.
Situation 3. Une procédure de sécurité impose une action immédiate. Vous savez qu’il n’existe pas d’alternative à cette étape.
Dans quelles situations avez-vous besoin de vous adapter davantage ?
Adaptez un message que vous devez transmettre
Avant d’envoyer ou de parler
Communiquez volontairement différemment
Choisissez aujourd’hui une communication réelle et adaptez consciemment au moins une de ces quatre variables.
Ajoutez ou retirez des informations selon le besoin réel.
Remplacez un terme technique ou ambigu par une formulation accessible.
Clarifiez si vous informez, proposez, demandez ou donnez une consigne.
Changez de canal si celui que vous utilisez complique l’échange.
Qu’avez-vous observé ?
Gardez le fond, ajustez la forme
Votre apprentissage du jour
Quel ajustement améliorerait le plus souvent votre communication : les détails, le vocabulaire, le degré de directivité ou le canal ?
Jour 22 terminé
Vous avez travaillé la capacité à conserver un message cohérent tout en adaptant sa forme à la personne et à la situation. Demain, vous appliquerez ces principes au contexte professionnel.
Continuer vers le Jour 23 →Semaine 4 — Communiquer avec plus d’aisance