Communication professionnelle
Au travail, un message efficace doit permettre à l’autre de comprendre rapidement la situation, ce qui est attendu et, lorsqu’il y en a un, le délai à respecter. Aujourd’hui, vous allez transformer plusieurs situations professionnelles courantes en messages clairs et actionnables.
Un message professionnel doit surtout faciliter l’action
Dans un contexte professionnel, on cherche parfois à paraître sérieux en ajoutant des formules, des précautions et des explications. Le résultat peut devenir plus difficile à comprendre que le message lui-même.
« Bonjour, je me permets de revenir vers vous concernant le document évoqué précédemment et dont nous aurions idéalement besoin assez rapidement afin de pouvoir avancer sur la suite du dossier. »
« Bonjour, pouvez-vous m’envoyer le document évoqué hier avant jeudi à 14 h ? Nous en avons besoin pour finaliser le dossier. »
Contexte → Information → Action → Délai
Donnez seulement les éléments nécessaires pour comprendre la situation.
Dites clairement ce qui est important : fait, problème, décision ou évolution.
Précisez ce que vous attendez de l’autre — ou ce que vous allez faire vous-même.
Lorsqu’il existe, rendez le calendrier explicite plutôt que de laisser entendre « rapidement ».
Demander une information
Vous devez terminer une proposition commerciale aujourd’hui. Il vous manque le tarif validé par votre collègue.
Le message indique pourquoi l’information est nécessaire, ce qui est demandé et à quel moment. Il n’est pas nécessaire d’ajouter une longue justification.
Relancer sans devenir inutilement agressif
Vous avez demandé un document lundi. Vous n’avez reçu ni le document ni de réponse. Vous en avez besoin demain.
Quelle relance vous semble la plus utile ?
Signaler un problème
Vous découvrez qu’une donnée indispensable manque dans un dossier. Sans elle, votre équipe ne pourra pas terminer le travail prévu demain.
Une erreur fréquente consiste à signaler uniquement le problème :
L’information est vraie, mais elle ne permet pas forcément de savoir ce qui doit se passer ensuite.
On comprend ici le problème, son impact et l’action nécessaire.
Annoncer un retard
Lorsqu’un délai ne pourra pas être tenu, attendre le dernier moment peut empêcher les autres de s’organiser.
Annoncez le risque ou le retard dès qu’il devient suffisamment probable.
Donnez la cause nécessaire à la compréhension, sans transformer le message en défense.
Précisez ce qui change concrètement.
Nouvelle date, solution provisoire ou décision à prendre.
Vous deviez envoyer une présentation mercredi. Une partie des données nécessaires arrivera seulement mercredi matin. Vous estimez désormais pouvoir terminer vendredi.
Selon la situation, vous pourriez ensuite proposer une version partielle mercredi ou demander si le nouveau délai crée une difficulté particulière.
Communiquer avec une hiérarchie
Face à une personne hiérarchiquement supérieure, certaines personnes deviennent très prudentes : elles multiplient les précautions, atténuent le problème ou attendent avant de le signaler.
Pourtant, votre responsable peut avoir besoin d’une information claire précisément parce qu’il ou elle doit décider.
« Il y a peut-être un tout petit souci, mais ça devrait probablement aller… »
« Deux fournisseurs n’ont pas confirmé leurs délais. Cela crée un risque pour la livraison du 15. J’aurai leur réponse demain. Si le délai n’est pas confirmé, nous devrons choisir entre ces deux options… »
Fait → Risque → Option → Décision
Cette structure est particulièrement utile lorsque vous devez remonter un problème sans savoir encore exactement comment il sera résolu.
Qu’est-ce qui est établi aujourd’hui ?
Qu’est-ce qui pourrait en découler ?
Quelles possibilités réalistes voyez-vous ?
Qui doit décider de la suite ?
Une communication professionnelle que vous devez faire
Le test des 20 secondes
Relisez votre message et vérifiez ces cinq points.
Rendez un message professionnel plus actionnable
Aujourd’hui, choisissez un vrai message professionnel : e-mail, message instantané, demande orale ou relance.
Il n’est pas nécessaire de rendre tous vos messages plus courts. L’objectif est de rendre celui-ci plus facile à comprendre et à traiter.
Qu’avez-vous observé ?
Aidez l’autre à comprendre ce qu’il doit faire de votre message
Votre apprentissage du jour
Quelle habitude améliorerait le plus votre communication professionnelle ?
Jour 23 terminé
Vous avez travaillé la capacité à transformer une information professionnelle en message clair, utile et actionnable. Demain, vous allez travailler votre prise de parole.
Continuer vers le Jour 24 →Semaine 4 — Communiquer avec plus d’aisance