Gagner en clarté
Un message clair n’est pas forcément plus long ni plus détaillé. Il permet surtout à l’autre de comprendre rapidement ce que vous voulez dire, ce que vous attendez et ce qui est important.
Pourquoi certains messages manquent-ils de clarté ?
Nous savons généralement ce que nous voulons dire. Le problème est que notre interlocuteur ne dispose pas de tout ce que nous avons en tête. Un message peut donc nous sembler évident tout en restant vague pour celui qui le reçoit.
Le message reste vague
« Il faudrait faire ça rapidement » ne précise ni ce qui doit être fait, ni par qui, ni à quel moment.
Il contient trop d’informations
À force d’ajouter des détails, des parenthèses et des explications, l’idée principale devient difficile à identifier.
On suppose que l’autre sait
Nous utilisons des références, des termes ou des raccourcis que l’interlocuteur ne maîtrise pas nécessairement.
5 réflexes pour rendre un message plus clair
Commencer par l’essentiel
Demandez-vous : « Si l’autre ne devait retenir qu’une seule chose, laquelle serait-ce ? »
Placez cette information au début au lieu de la noyer dans les explications.
Remplacer le vague par du précis
Les mots comme « bientôt », « rapidement », « normalement » ou « comme d’habitude » peuvent être interprétés différemment.
Quand c’est utile, donnez une information concrète.
Faire des phrases simples
Une phrase n’a pas besoin d’être sophistiquée pour être efficace. Une idée principale par phrase facilite la compréhension.
Choisir les mots de l’autre
Adaptez le vocabulaire au niveau de connaissance de votre interlocuteur. Un terme évident pour vous peut ne rien signifier pour lui.
Vérifier la compréhension
La clarté ne dépend pas uniquement de ce que vous dites, mais aussi de ce que l’autre comprend.
Une question courte permet parfois d’éviter un long malentendu.
Transformer un message flou en message clair
Une règle simple
Avant de parler ou d’envoyer un message important, essayez de pouvoir compléter cette phrase :
« Ce que je veux que cette personne comprenne, c’est… »
Si vous avez du mal à terminer la phrase simplement, votre message mérite probablement d’être clarifié avant d’être transmis.
Quel message est le plus clair ?
Pour chaque situation, choisissez la formulation qui donne à l’interlocuteur les informations les plus utiles sans ajouter de complexité inutile.
Le test des 4 questions
Pour un message important, relisez-le ou reformulez-le mentalement en vérifiant quatre points.
- L’essentiel est-il identifiable immédiatement ?
- Les mots peuvent-ils être interprétés de plusieurs façons ?
- L’interlocuteur possède-t-il les informations nécessaires pour comprendre ?
- Sait-il ce qu’il doit faire, si une action est attendue ?
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