Adapter sa communication à son interlocuteur
Bien communiquer ne consiste pas à utiliser exactement les mêmes mots avec tout le monde. Le niveau de détail, le vocabulaire, la formulation et même le canal peuvent être adaptés pour rendre un message plus facile à comprendre.
Adapter la forme sans déformer le fond.
Un même message peut être parfaitement clair pour une personne et difficile à comprendre pour une autre. Nous n’avons pas tous les mêmes connaissances, le même contexte ni le même besoin d’information.
Adapter sa communication consiste donc à réfléchir à la manière la plus utile de présenter une information à la personne qui va la recevoir.
S’adapter ne signifie pas manipuler ou jouer un rôle. Le message peut rester identique sur le fond tout en étant formulé de façon différente selon la situation.
4 questions pour choisir la bonne formulation
Quelques secondes de réflexion peuvent suffire pour éviter un message trop vague, trop technique ou inutilement détaillé.
À qui je parle ?
Que connaît déjà cette personne sur le sujet ? De quelles informations a-t-elle réellement besoin ?
Quel est mon objectif ?
Informer, demander, expliquer, convaincre, alerter ou simplement ouvrir une discussion ?
Quel niveau de détail ?
Une synthèse suffit-elle ou faut-il expliquer précisément le raisonnement et les différentes étapes ?
Quel canal choisir ?
Conversation, téléphone, e-mail ou message écrit : le canal peut faciliter ou compliquer l’échange.
Un même message, plusieurs formulations
La meilleure formulation dépend de ce que l’interlocuteur a besoin de comprendre et de faire.
Expliquer un problème informatique
« Le site ne reçoit plus correctement les commandes. On cherche actuellement l’origine du problème. »
« Depuis 10 h 20, les commandes arrivent jusqu’au paiement, mais ne sont plus enregistrées dans WooCommerce. »
Présenter l’avancement d’un projet
« Le projet avance comme prévu. Deux étapes sur trois sont terminées et la livraison reste prévue vendredi. »
« La conception et les tests sont terminés. Il reste la validation finale mercredi avant la livraison prévue vendredi. »
Faire une demande
« Tu peux me transmettre le document avant ce soir ? »
« Pourriez-vous me transmettre le document avant 18 h afin que je puisse finaliser le dossier aujourd’hui ? »
Exprimer un désaccord
« Je ne suis pas convaincu par cette option. Le délai me semble trop court. »
« Je comprends l’intérêt de cette option. En revanche, avec les deux semaines nécessaires aux tests, le délai prévu me semble difficile à tenir. »
5 dimensions à ajuster
Il n’est généralement pas nécessaire de tout modifier. Identifiez seulement ce qui facilitera réellement l’échange.
Limiter le jargon inutile
Un terme technique peut être précis pour un spécialiste et totalement opaque pour quelqu’un qui découvre le sujet.
Choisir la bonne quantité d’information
Trop peu d’informations crée de l’incertitude. Trop de détails peut masquer l’essentiel.
Ajuster le degré de formalité
La formulation utilisée avec un ami n’est pas nécessairement celle d’un e-mail professionnel.
Laisser le temps de suivre
Lorsqu’un sujet est nouveau ou complexe, ralentir et vérifier la compréhension peut être utile.
Choisir le bon moyen d’échanger
Une information simple peut tenir dans un message. Une conversation sensible peut nécessiter un échange direct.
Observer les réactions
Questions, hésitations ou incompréhensions donnent des indications sur la nécessité d’expliquer autrement.
Quelle formulation choisiriez-vous ?
Il peut exister plusieurs façons pertinentes de répondre. Choisissez ici celle qui correspond le mieux au contexte décrit.
S’adapter ne signifie pas deviner ce que pense l’autre.
Vous ne pouvez pas connaître parfaitement les besoins ou les attentes de votre interlocuteur. Lorsque vous hésitez, le moyen le plus simple reste souvent de poser une question : « Tu veux que je te donne les grandes lignes ou que je t’explique le détail ? » Adapter sa communication devient alors un processus d’échange plutôt qu’une supposition.
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