Structurer son message pour être mieux compris
Une idée peut être pertinente et pourtant difficile à suivre. Apprendre à organiser ce que l’on veut dire permet d’aller plus rapidement à l’essentiel et de faciliter la compréhension.
Votre interlocuteur ne connaît pas encore votre raisonnement.
Lorsque nous expliquons quelque chose que nous connaissons bien, nous avons déjà en tête le contexte, les liens entre les différentes informations et la conclusion à laquelle nous voulons arriver.
Notre interlocuteur, lui, découvre souvent ces éléments au fur et à mesure. Si nous les présentons dans un ordre difficile à suivre, il doit reconstruire lui-même la logique du message.
Un message structuré répond rapidement à trois questions :
De quoi parlons-nous ? Quel est le point important ?
Qu’attendez-vous de votre interlocuteur ?
Construire son message en 4 étapes
Cette structure peut être adaptée à une conversation, une réunion, une présentation ou même un message écrit.
Le contexte
Donnez uniquement les informations nécessaires pour comprendre la situation.
L’idée principale
Formulez clairement ce que votre interlocuteur doit retenir.
Les éléments utiles
Ajoutez les arguments, explications ou exemples réellement nécessaires.
La suite attendue
Si vous attendez une décision, une réponse ou une action, formulez-la explicitement.
La même information, organisée différemment
Les informations arrivent dans le désordre
« Pour la réunion de jeudi, Julie m’a dit qu’elle n’était pas disponible le matin et comme on avait aussi parlé du dossier client la semaine dernière, je me demandais si finalement on ne devrait pas déplacer la présentation parce qu’il faudrait aussi que Marc puisse être là. »
L’idée principale apparaît rapidement
« Je propose de déplacer la présentation prévue jeudi matin. »
« Julie n’est pas disponible et la présence de Marc serait utile pour traiter le dossier client. »
« Est-ce que jeudi après-midi conviendrait à tout le monde ? »
Quelle information placer en premier ?
Dans chaque situation, choisissez la manière de commencer qui permet à l’interlocuteur de comprendre rapidement l’essentiel.
Selon la situation, l’essentiel n’est pas le même
Commencez par ce que vous souhaitez
Expliquez ensuite brièvement pourquoi la demande est importante et précisez les modalités utiles.
Donnez d’abord le fil conducteur
Présentez l’idée générale avant d’entrer dans les détails afin que l’interlocuteur sache où vous voulez en venir.
Annoncez la destination
Indiquez l’objectif et les principaux points avant de développer votre raisonnement.
Décrivez précisément la situation
Distinguez le problème lui-même de ses causes supposées et des solutions envisagées.
Annoncez clairement la décision
Les explications peuvent venir ensuite. Évitez de laisser l’interlocuteur chercher lui-même votre conclusion.
Restez sur le sujet précis
Évitez d’accumuler plusieurs reproches ou problèmes différents dans le même message.
Structurer ne signifie pas parler comme un robot.
Il s’agit simplement de faciliter le travail de votre interlocuteur. Avant de parler, demandez-vous : « Si cette personne ne devait retenir qu’une seule chose, laquelle serait-ce ? » Placez cette information suffisamment tôt dans votre message, puis développez ce qui est nécessaire pour la comprendre.
Pratiquer plutôt que seulement comprendre
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