Mieux faire circuler l’information dans une équipe
Entraînez-vous à transmettre une décision, synthétiser une information, choisir le bon canal et vérifier que chacun sait ce qu’il doit faire.
Faire arriver la bonne information au bon endroit
Une information peut être exacte et pourtant mal circuler. Elle peut arriver trop tard, être noyée dans un message trop long, rester dans une conversation que tout le monde n’a pas vue ou ne préciser aucune action à réaliser.
Dans ces exercices, vous allez travailler sur la circulation concrète de l’information plutôt que sur la quantité d’informations transmises.
Le réflexe à développer : après votre message, les personnes concernées doivent savoir ce qui a changé, ce qu’elles doivent éventuellement faire et où retrouver l’information.
Ce que vous allez entraîner
Synthétiser
Faire ressortir l’information essentielle.
Transmettre
Identifier les personnes réellement concernées.
Choisir
Utiliser un canal adapté à la situation.
Clarifier
Rendre les prochaines actions explicites.
Vérifier
S’assurer que l’information a été comprise.
5 exercices de communication interne
Essayez de répondre à chaque situation avant de lire la proposition.
Synthétiser une décision
Une réunion de 45 minutes vient de se terminer. Plusieurs sujets ont été discutés, mais une seule décision modifie réellement le travail de l’équipe.
Le lancement initialement prévu lundi est déplacé à mercredi. Paul doit terminer les visuels mardi avant 12 h et Léa doit valider les textes avant mardi 16 h.
Rédigez un message de trois phrases maximum permettant aux personnes concernées de comprendre immédiatement la décision et les deux actions.
« Le lancement est reporté de lundi à mercredi. Paul : finalisation des visuels mardi avant 12 h. Léa : validation des textes mardi avant 16 h. »
Identifier les bons destinataires
Envoyer une information à tout le monde peut sembler rassurant, mais cela contribue aussi à surcharger les échanges.
Une procédure de facturation change. Trois personnes l’utilisent quotidiennement, leur responsable doit connaître le changement et douze autres collègues ne sont pas concernés.
Séparez mentalement les destinataires en trois groupes : doit agir, doit savoir, n’a pas besoin de recevoir l’information.
Les trois utilisateurs doivent recevoir les nouvelles instructions. Le responsable doit être informé. Les autres personnes n’ont pas nécessairement besoin d’être incluses.
Choisir le bon canal
Le canal dépend du besoin : informer, discuter, décider, agir rapidement ou conserver une référence.
Une nouvelle procédure doit entrer en vigueur lundi. Elle comporte plusieurs étapes et devra être consultée régulièrement par l’équipe.
Choisissez séparément le canal utilisé pour annoncer le changement et l’endroit utilisé pour conserver la procédure.
Le changement peut être annoncé par le canal interne habituel. La procédure complète doit être conservée dans l’espace documentaire de référence utilisé par l’équipe.
Transformer une information en action
Un message peut être parfaitement compréhensible sans que personne ne sache ce qu’il doit faire ensuite.
« Le client a demandé plusieurs modifications sur la proposition. Il souhaite recevoir une nouvelle version vendredi. »
Complétez le message avec trois informations : qui fait quoi, pour quand et qui valide.
« Marc intègre les modifications jeudi avant 15 h. Sofia vérifie la nouvelle version avant 17 h. L’envoi au client est prévu vendredi matin. »
Vérifier la compréhension
« Tout le monde a compris ? » produit souvent peu d’informations sur ce que chacun a réellement retenu.
Vous venez d’expliquer une nouvelle organisation comportant plusieurs étapes à une équipe.
Trouvez une question qui permette de vérifier la compréhension sans simplement demander si « c’est clair ».
« Pour vérifier qu’on part tous sur la même organisation, qui peut me résumer les trois prochaines étapes et leur ordre ? »
Comment feriez-vous circuler l’information ?
Choisissez la réponse qui facilite généralement le mieux la circulation de l’information dans le contexte donné.
Avant de transmettre une information importante
Informer n’est pas seulement envoyer un message.
Une communication interne efficace permet aux bonnes personnes de recevoir l’information, de comprendre ce qui change, de savoir ce qu’elles doivent faire et de retrouver ensuite la version de référence.
Développer de meilleurs réflexes de communication
Le programme Mieux communiquer en 30 jours vous aide à travailler progressivement la clarté, l’écoute, l’assertivité et les situations professionnelles difficiles.
Découvrir le programme →Continuer à s’entraîner
Retrouvez les autres tests, exercices et situations pratiques.
← Retour à S’entraîner — Exercices