Mieux organiser l’information en entreprise
Une information utile ne suffit pas : encore faut-il qu’elle arrive aux bonnes personnes, au bon moment, par le bon canal et qu’elle puisse être retrouvée lorsqu’on en a besoin.
Plus d’information ne signifie pas forcément mieux communiquer
E-mails, messageries instantanées, réunions, documents partagés, conversations informelles : dans une organisation, une même information peut circuler par de nombreux chemins.
Lorsque ces chemins ne sont pas clairement définis, certaines personnes reçoivent plusieurs fois la même information tandis que d’autres ne la reçoivent jamais. Une décision peut être annoncée dans une réunion, modifiée dans une conversation puis rester enregistrée dans aucun espace de référence.
L’objectif n’est pas de tout communiquer partout. Il est de savoir quelle information transmettre, à qui, par quel canal et où conserver sa version de référence.
Pourquoi l’information se perd-elle ?
Le destinataire est flou
L’information est envoyée à un groupe sans savoir précisément qui doit la lire, décider ou agir.
Les canaux se multiplient
Une partie de l’échange se trouve dans les e-mails, une autre dans la messagerie et une autre en réunion.
Tout semble prioritaire
Une information urgente, une simple mise à jour et un document de référence sont communiqués de la même manière.
Rien n’est retrouvable
Une décision a bien été communiquée, mais personne ne sait où retrouver sa version définitive quelques semaines plus tard.
Les 5 questions à poser avant de transmettre une information
Quelques secondes de réflexion peuvent éviter de nombreux échanges inutiles.
Quelle est l’information essentielle ?
Commencez par identifier ce que les destinataires doivent réellement retenir. Une information importante peut facilement disparaître dans un message trop long.
Au lieu de transmettre tout le compte rendu pour annoncer un changement de date, commencez par : « La livraison est reportée du 12 au 15 octobre. »
Qui a réellement besoin de la recevoir ?
Distinguez les personnes qui doivent agir, celles qui doivent prendre une décision et celles qui ont simplement besoin d’être informées.
Avant d’ajouter toute une équipe à un message, demandez-vous ce que chaque destinataire est censé faire de l’information reçue.
Quelle action est attendue ?
Si l’information nécessite une réponse, une validation ou une action, dites-le explicitement.
« Merci de vérifier les chiffres des pages 4 et 5 et de me confirmer avant mercredi 14 h s’ils peuvent être validés. »
Quel canal correspond à la situation ?
Le canal dépend notamment de l’urgence, de la complexité, du nombre de personnes concernées et de la nécessité de conserver une trace.
Une question urgente peut être posée par messagerie instantanée, alors qu’une décision importante peut nécessiter une trace écrite dans l’espace prévu à cet effet.
Où retrouver l’information ensuite ?
Pour les informations durables, distinguez le canal utilisé pour les annoncer de l’endroit où leur version de référence sera conservée.
Une nouvelle procédure peut être annoncée par e-mail, mais le document de référence doit rester accessible dans l’espace documentaire utilisé par l’équipe.
Quel canal utiliser pour quelle information ?
Il n’existe pas de canal universellement meilleur. Le choix dépend de ce que l’échange doit permettre.
Utile pour transmettre une information structurée, communiquer avec plusieurs interlocuteurs ou conserver une trace.
Moins adapté :aux longues discussions nécessitant de nombreux allers-retours.
Messagerie instantanée
Pratique pour une question courte, une coordination rapide ou une information temporaire.
Moins adapté :aux informations importantes qui devront être retrouvées longtemps après.
Réunion ou échange direct
Pertinent lorsqu’il faut discuter, décider, clarifier plusieurs points ou traiter un sujet sensible.
À compléter si nécessaire :par une synthèse écrite des décisions et des prochaines actions.
Espace documentaire
Adapté aux procédures, documents, décisions et informations qui doivent constituer une référence durable.
Attention :stocker une information ne garantit pas que les personnes concernées sachent qu’elle existe.
4 questions pour choisir le bon canal
Une décision prise en réunion
La décision existe… mais personne ne sait laquelle
Une équipe décide en réunion de modifier une procédure. La modification est ensuite discutée dans la messagerie. Une nouvelle précision est ajoutée oralement le lendemain.
- Plusieurs versions circulent.
- Les absents à la réunion n’ont pas tout le contexte.
- Il n’existe pas de version de référence.
Une décision, une synthèse, une référence
À la fin de la réunion, les décisions sont synthétisées. Les personnes concernées reçoivent l’information et la procédure mise à jour est enregistrée à l’endroit prévu.
- La décision est clairement formulée.
- Les actions et responsables sont identifiés.
- La version de référence peut être retrouvée.
Quel canal utiliseriez-vous ?
5 situations pour appliquer les principes précédents.
Une information doit pouvoir circuler et être retrouvée.
Avant de transmettre une information interne, identifiez ce que les destinataires doivent savoir, ce qu’ils doivent éventuellement faire, le canal adapté et l’endroit où retrouver ensuite la version de référence.
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