Communication écrite
E-mails, messages instantanés, comptes rendus ou demandes : l’écrit occupe une place importante dans nos échanges. Mais sans la voix, le regard ou l’intonation, un message peut facilement paraître flou, froid ou être mal interprété.
Apprendre à écrire des messages plus clairs, plus simples et mieux adaptés à leur destinataire.
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Qu’est-ce qu’une communication écrite efficace ?
Une communication écrite efficace permet au destinataire de comprendre rapidement pourquoi il reçoit un message, quelle information est importante et, le cas échéant, ce que l’on attend de lui.
Contrairement à une conversation, l’écrit ne permet pas toujours de corriger immédiatement une incompréhension. Les mots, la structure et le ton prennent donc une importance particulière.
Un bon message n’est pas nécessairement long ou sophistiqué. Il doit avant tout être compréhensible, précis et adapté à la personne qui va le lire.
Un message clair permet au lecteur de comprendre rapidement ce qu’il doit savoir et ce qu’il doit faire.
Les 5 principes d’un message clair
Identifier son
objectif
Structurer
l’information
Aller à
l’essentiel
Adapter son
ton
Relire avant
d’envoyer
Comment mieux communiquer par écrit ?
Quelques principes simples permettent de rendre un message plus facile à comprendre et de limiter les interprétations.
Commencer par l’essentiel
Le lecteur doit pouvoir comprendre rapidement la raison du message. Une information importante ne devrait pas être cachée au milieu d’un long paragraphe.
Apprendre à structurer un message →Rendre le texte lisible
Des paragraphes courts, des phrases simples et une organisation logique permettent de repérer plus facilement les informations essentielles.
Rendre ses messages plus clairs →Choisir le bon ton
Un même message peut être formulé différemment selon qu’il s’adresse à un collègue, un client, un responsable ou une personne proche.
Communication professionnelle →Formuler une demande précise
Lorsqu’une action est attendue, indiquez clairement ce qui doit être fait, par qui et, lorsque c’est nécessaire, dans quel délai.
Découvrir la communication assertive →
Un même message, deux façons de l’écrire
Les malentendus viennent parfois moins du contenu du message que de la manière dont il est formulé. Une demande vague oblige le destinataire à interpréter ce que l’auteur attend réellement.
Une demande vague
« Bonjour, tu pourrais regarder le document quand tu auras le temps et me dire ce que tu en penses ? J’en aurais besoin assez rapidement. »
Le destinataire ne connaît ni la priorité, ni le délai, ni le type de retour attendu.
Une demande plus précise
« Bonjour, peux-tu relire les pages 2 et 3 et me signaler les éventuelles corrections avant jeudi à 14 h ? Je dois envoyer la version finale jeudi après-midi. »
L’action, le périmètre et l’échéance sont clairement définis.
Exercices de communication écrite
Entraînez-vous à raccourcir un message, clarifier une demande, reformuler un e-mail maladroit et adapter votre ton à différentes situations.
Découvrir les exercices →Testez votre communication écrite
Face à plusieurs messages, identifiez ceux qui risquent de provoquer une incompréhension et choisissez les formulations les plus efficaces.
Faire le test →À retenir
Avant d’envoyer un message important, vérifiez trois choses : le destinataire comprend-il immédiatement pourquoi vous lui écrivez ? Sait-il ce que vous attendez de lui ? Dispose-t-il de toutes les informations nécessaires pour agir ?
simple
précis
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