Exemples de messages clairs : 12 formulations à améliorer
« Fais-le rapidement », « On verra plus tard », « Ce n’est pas ce que je voulais »… Certaines formulations nous semblent évidentes alors qu’elles laissent beaucoup de place à l’interprétation.
Un message clair réduit ce que l’autre doit deviner.
Communiquer clairement ne signifie pas tout expliquer en détail. Il s’agit surtout de donner les informations dont l’interlocuteur a besoin pour comprendre votre message, votre demande ou votre attente.
Nommer le sujet
Évitez de supposer que l’autre sait immédiatement de quoi vous parlez.
Préciser l’attente
Lorsque vous attendez quelque chose, formulez-le suffisamment clairement.
Donner un repère
Une date, une quantité ou un exemple concret peut supprimer une grande partie de l’ambiguïté.
« Fais-le rapidement. »
« Tu peux me faire ça rapidement ? »
« Tu peux me l’envoyer avant 16 h aujourd’hui ? »
Pourquoi ? « Rapidement » peut signifier dans dix minutes, dans l’après-midi ou demain selon les personnes.
« Il faut améliorer le document. »
« Le document doit être amélioré. »
« Peux-tu raccourcir l’introduction et ajouter les chiffres du dernier trimestre ? »
Pourquoi ? « Améliorer » indique une appréciation, mais pas l’action attendue.
« On se voit bientôt. »
« Il faudrait qu’on se voie bientôt. »
« Est-ce que tu es disponible mardi ou mercredi soir ? »
Pourquoi ? Une intention devient une proposition sur laquelle l’autre peut réellement répondre.
« Ce n’est pas ce que je voulais. »
« Ce n’est pas ce que j’avais demandé. »
« Je voulais une synthèse d’une page. Ici, le document en fait quatre. Peux-tu conserver uniquement les points principaux ? »
Pourquoi ? Vous indiquez à la fois l’écart observé et la correction attendue.
« Il faut mieux s’organiser. »
« Il faudrait vraiment qu’on s’organise mieux. »
« Je propose qu’on fixe les tâches et les responsables chaque lundi matin. »
Pourquoi ? Une appréciation générale est transformée en proposition concrète.
« Je serai un peu en retard. »
« Désolé, je vais être un peu en retard. »
« J’arriverai vers 19 h 20 au lieu de 19 h. »
Pourquoi ? L’autre personne peut adapter son organisation grâce à un repère concret.
« Là, ça devient trop. »
« Franchement, là, ça devient trop. »
« Je peux prendre ce dossier, mais pas les deux autres cette semaine. Il faut choisir lequel est prioritaire. »
Pourquoi ? La limite devient identifiable et permet de chercher une solution.
« Ta présentation était bien. »
« C’était bien. »
« Ton introduction était très claire et les exemples m’ont aidé à comprendre rapidement le problème. »
Pourquoi ? Un retour précis permet à la personne de savoir ce qui a effectivement fonctionné.
« Tu pourrais faire un effort. »
« Tu pourrais quand même faire un effort. »
« J’aimerais que tu me préviennes lorsque tu sais que tu rentreras plus tard que prévu. »
Pourquoi ? L’autre personne sait désormais quel comportement vous souhaitez voir changer.
« C’est urgent. »
« J’ai besoin de ça en urgence. »
« J’en ai besoin avant midi pour pouvoir envoyer la proposition au client à 14 h. »
Pourquoi ? L’échéance et sa raison rendent la priorité beaucoup plus compréhensible.
« Ça ne marchera jamais. »
« Ton idée ne marchera jamais. »
« Je vois un problème avec le délai : nous avons trois jours alors que cette étape en demande habituellement cinq. »
Pourquoi ? Le désaccord porte désormais sur un élément précis qui peut être discuté.
« Tu peux t’occuper de ça ? »
« Tu peux t’occuper du dossier ? »
« Tu peux vérifier les trois devis et me dire lequel tu recommandes avant demain midi ? »
Pourquoi ? La tâche, le résultat attendu et l’échéance sont clairement identifiés.
Précis ne veut pas dire long.
Une formulation précise est parfois plus courte qu’une formulation vague suivie de plusieurs explications. L’objectif est de donner à l’autre les informations qui lui permettent de comprendre ce que vous voulez dire ou ce que vous attendez.
La checklist d’un message clair
Pour une demande ou une information importante, relisez votre message en vous plaçant du point de vue de quelqu’un qui ne possède pas toutes les informations que vous avez en tête.
Le sujet est-il identifiable ?
L’autre personne sait-elle immédiatement de quoi vous parlez ?
L’information principale apparaît-elle clairement ?
Évitez de la cacher au milieu d’informations secondaires.
Votre demande est-elle explicite ?
Si vous attendez une action, précisez laquelle.
Un délai est-il nécessaire ?
Remplacez « rapidement » ou « bientôt » par un repère concret
lorsque c’est utile.
Peut-on retirer quelque chose ?
Supprimez les détails qui ne contribuent pas à la compréhension
ou à l’action attendue.
Quelle formulation est la plus claire ?
Choisissez la formulation qui réduit le mieux l’ambiguïté dans le contexte proposé.
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